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办公活动的发展阶段与办公设备
 添加时间:2014-11-11  点击数:

 
北京办公家具办公是处理人群集体事务的一种活动,狭义的办公活动指 人们所进行的行政事务性工作,如收集资料、起草文稿、整理记 录、文印、收发报刊等;而广义的办公活动,除包含狭义的办公活 动范围外,还包括辅助判断和决策工作,诸如:根据上级指示,结 合本单位实际情况和基础信息进行思考、分析、研究和决策,制 定适合本单位的实施计划,下达至下级执行机构,再根据下级反 馈信息及时修正调整,以适应情况变化,不断推动事务活动向前 发展。显然,广义的办公活动是更高层次的办公,是质的飞跃。
但无论是狭义的办公活动还是广义的办公活动,其实质都 是信息的处理,是一个实体收集、整理、加工、存贮、传递信息的 过程,因此,作为信息处理的中介物,办公工具的介人必不可少。
“工欲善其事,必先利其器。”自始以来,办公活动与办公工 具之间始终存在着互为推动的关系。办公活动的发展产生了创 造和变革办公工具的需求,与此同时,办公技术手段的进步与办 公工具的创新也推动了办公活动形式的发展与办公效率的提 髙,进而导致了办公活动时代的变更。
办公设备是主要的办公工具,其发展历程是办公技术与办 公工具变革的缩影,也是办公活动发展的见证。从此意义而言, 人类办公活动的发展经历了以下四个阶段:
一、萌芽阶段
人类氏族社会伊始,就出现了早期的办公行为,在此阶段, —方面,文字和笔的诞生为氏族议事会议等原始办公行为提供 了必要的手段;另一方面,公共事务信息交流与传递频率的不断 加快,使办公行为的规模和组织程度相应增加,办公活动初见端
倪。
二、农业时代阶段
这一时期,造纸术和印刷术的发明,纸、笔和算盘等办公工 具的普遍应用,使人类办公活动发生了第一次重大变革。人们 抛弃了原始落后的石制和铁制的刻写文字工具,而使用书面文 卷和活宇印刷制作、保存和传递办公信息,办公活动的效率和组 织化程度进一步提高。在此技术基础之上的办公活动形式延续 了一千余年。
三、工业时代阶段
自18世纪中期起,人类经过产业革命进人了工业时代,自 然科学和技术不断进步,机器逐步代替了人的体力劳动,社会发 展达到了前所未有的程度,各种办公机构需要交换和处理的信 息也与日俱增,相应地要求办公活动效率进一步提髙。在此背 景下,一些新的办公设备被创造发明出来,进入办公领域,导致 办公方式的巨变,这些办公设备包括打宇机、电话、电传机、传真 机、复印机和缩微设备等,它们部分地代替了人工,使文字处理
与信息交流变得更为简单、快捷,这些现代办公工具带来了办公 活动的第二次变革。
四、倍息时代阶段
20世纪后期,随着以微电子技术、遗传工程新型建筑材料 和新能源开发为核心的信息时代的到来,人类进人了崭新的信 息化社会。这一时期,科学知识急剧增加,每天上亿张不同密级 文件的发布和上万种图书、刊物的出版,使人类信息总量呈指数 曲线扩展,传统的办公模式和办公环境根本无法适应雪崩式的 信息“爆炸”,必须采用新的办公信息处理手段;在此同时,信息 技术的发展,创造出计算机、数字通信设备,以及以小型化、多功 能、电子化和智能化为特点的大量现代办公设备,借助于这些新 的技术手段,办公模式发生根本性变化,信息的收集、处理和传 递效率极大提高,人类社会的办公活动发生了以办公自动化为 特征的第三次变革。
这次变革基于三类办公设备及四大技术。前者指计算机 类、通信类和办公用机电类设备;后者指计算机技术、现代通信 技术、信息处理技术和自动化技术。这次变革不仅使信息的产 生、收集、存储、加工、传输和输出方式发生了巨大的变化,而且 随着系统科学、管理科学、行为科学及社会学等软科学的引人, 办公活动的组织管理理念、模式同时发生着革命性巨变,科学的 组织管理和先进的技术手段得到了有机结合,由此真正实现了 高效、科学的现代化办公。
办公活动的历次变革是人类社会发展和进步的标志,也是 生产需要和科学技术发明相结合的产物,每一次变革都产生了 新的办公手段,也带来了新的办公理念,尤其是第三次变革一 办公自动化的出现,使人类办公活动进人了一个崭新的阶段。